Práce z domova patří k vítanému benefitu zaměstnanců, ale i zaměstnavatelů. Obzvlášť ho ocení zaměstnanci, kteří nejsou schopni běžně vykonávat svou práci. V rámci home office si tak obvykle mohou rozvrhnout pracovní dobu dle svých časových možností a potřeb. Tento způsob výkonu práce může být výhodný i pro zaměstnavatele, který tak může ušetřit na nákladech spojených se zřízením pracovního prostoru. Kvůli aktuální nepříjemné situaci s koronavirem se však home office stal nedílnou součástí života většiny zaměstnanců.
I přesto, že se home office může jevit jako dokonalá alternativa k běžnému způsobu výkonu zaměstnání, může být také velkou výzvou. Zaměstnanec se musí přizpůsobit jinému prostředí pro práci, pracovat efektivně a tak, aby své úkoly stihl včas odevzdat. Zaměstnavatel na druhou stranu musí zvládat takového člověka kontrolovat a řídit.
Home office upravuje zákoník práce v ustanovení § 317, ve kterém ZP řeší pouze jednu variantu práce z domova, a to variantu, kdy si zaměstnanec sám rozvrhuje pracovní dobu.
Co vlastně pojem home office znamená?
I přesto, že pojem „home office“ v překladu znamená „domácí kancelář“ ještě neznamená, že se místo výkonu práce vymezuje na bydliště zaměstnance. V zákoníku práce je to uvedeno tak, že zaměstnanec „nepracuje na pracovišti zaměstnavatele“. Obecně lze tedy říci, že zaměstnanec může pracovat odkudkoliv.
Na jak dlouho se home office sjednává?
Vždy záleží na dohodě mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Nejčastěji se home office sjednává pouze na pár dní v týdnu, nebo střídavě – týden v práci, týden doma. Je možné mít sjednaný i úplný home office, v České republice se však s tímto setkáme opravdu zřídkakdy.
Jak je to s pracovní dobou na home office?
Práce z domova může mít mnoho podob, a to i z pohledu rozvržení pracovní doby. V tomto případě záleží na zaměstnavateli, jestli zaměstnanci rozvrhne pracovní dobu i v rámci výkonu home office, nebo neřeší, kdy zaměstnanec práci skutečně vykonává.
V případě, že se zaměstnanec se zaměstnavatelem domluvili na tom, že si bude zaměstnanec rozvrhovat pracovní dobu sám:
- Vybrané části zákoníku práce, které upravují právě rozvržení pracovní doby nebo prostojů, nebudou uplatněny.
- Zaměstnanec při tzv. jiných důležitých osobních překážkách v práci nemá nárok na náhradu mzdy nebo platu, které jsou upraveny v § 199 ZP a v nařízení vlády č. 590/2006 Sb., nebo pokud jde o náhradu mzdy nebo platu dle § 192 ZP.
- Zaměstnanci nepřísluší náhrada mzdy nebo platu, nebo náhradní volno za práci přesčas, ani náhradní volno nebo náhrada mzdy či příplatek za práci ve svátek.
Pozor, ZP v této souvislosti však nevylučuje příplatek za práci přesčas, a proto na něj vzniká zaměstnanci nárok i v této variantě home office.
Nyní se podíváme na to, jak vlastně home office upravit.
Dohoda
Home office je potřeba sjednat na základě dvoustranné dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Taková dohoda může být sjednána různými způsoby, a někdy je sjednána přímo pracovní smlouvou. Nejčastěji se však uzavírá samostatná dohoda.
Místo výkonu práce
Pokud smluvní strany uzavírají samostatnou dohodu o výkonu práce v režimu home office, je potřeba se zamyslet nad tím, jak vyřešit místo výkonu práce tak, aby nekolidovalo s úpravou v pracovní smlouvě (to je obvykle vázáno na pracoviště zaměstnavatele).
Pokud se místo výkonu práce, které je uvedeno v pracovní smlouvě liší od místa výkonu práce na home office, je potřeba ještě uzavřít dodatek k pracovní smlouvě a místo výkonu práce změnit.
Místo výkonu práce může také souviset s požadavky na ochranu dat a osobních údajů, a proto bude v řadě případů sjednáno pravidelné domácí pracoviště, ve kterém bude zaměstnanec povinen práci vykonávat.
Pracovní doba
Pokud zaměstnavatel bude zaměstnanci na home office rozvrhovat pracovní dobu sám, měl by jasně stanovit v dohodě, že se nejedná o režim, ve kterém si zaměstnanec rozvrhuje pracovní dobu sám dle § 317 ZP.
Pokud si však pracovní dobu rozvrhuje sám zaměstnanec, je potřeba brát na vědomí, že i v takovém případě platí limity maximální délky pracovní doby – tzv. stanovená týdenní pracovní doba. Zaměstnavatel nesmí zaměstnanci přidělovat libovolné až nepřiměřené množství práce. Je však přípustné, aby zaměstnavatel přidělil zaměstnanci množství práce, které bude vyžadovat práci přesčas – v tomto případě platí obecná zákonná úprava ohledně přesčasů.
Odměňování
V režimu home office je obvykle lepší stanovit zvláštní pravidla pro odměňování zaměstnanců, zejména pro vykazování práce.
Co se týče příplatků za práci přesčas, nezáleží na tom, zda si zaměstnanec rozvrhuje pracovní dobu sám nebo mu ji rozvrhuje zaměstnavatel. Zaměstnanec má nárok na příplatek za práci přesčas v obou případech, ledaže by měl mzdu sjednanou s přihlédnutím k práci přesčas ve smyslu § 114 odst. 3 ZP. Podobně to platí i u ostatních příplatků (př. noční práce).
Náhrada nákladů zaměstnance
I v rámci home office platí, že zaměstnavatel je tím, kdo je povinen na své náklady vytvořit zaměstnancům takové pracovní podmínky, které jim umožní bezpečný výkon práce, a je také povinen hradit náklady spojené se zajišťováním bezpečnosti a ochrany zdraví při práci.
K tomuto tématu však nejsou v zákoníku práce žádné zmínky, a návrh novely z roku 2017 řešil jen náhrady, týkající se například zvýšeného odběru elektřiny, internetu, telefonu, atd. I toto by tedy měla upravovat dohoda se zaměstnancem, stejně tak jako případné užívání vlastního zařízení zaměstnance.
Dle Metodiky řízení práce prováděné formou home office (která je dostupná na webových stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí), nelze po zaměstnavateli oprávněně požadovat, aby svému zaměstnanci zhodnocoval byt či pořizoval nové zařízení, např. kvůli několikadenní nárazové práci z domu.
Proto je velice důležité, aby zaměstnavatel v dohodě výslovně řešil tuto problematiku, a aby se nevystavoval porušení zákona. Nelze na zaměstnance přenést všechny náklady, které jsou spojené s prací na home office, a to ani smluvně pro rozpor takové úpravy se zákoníkem práce. Vhodná tedy může být paušální náhrada.
Ochrana zdraví při práci, bezpečnost
Dle Metodiky řízení práce prováděné formou home office, je zaměstnanec pracující z domova ohrožen stejně jako zaměstnanec na pracovišti. Domácí pracoviště zaměstnance by mělo přijmout případná opatření pro zlepšení jeho stavu tak, aby splňovalo požadavky BOZP na ergonomii, větrání, vhodné osvětlení, atd. Zároveň je v Metodice kladen důraz na fakt, že domácí pracoviště rozhodně není provizorním pracovištěm.
Zaměstnavatel by měl zaměstnance, pracujícího na home office, zaškolit a poučit ho například ohledně přiměřených omezení noční práce (to platí v případě, že si zaměstnanec rozvrhuje pracovní dobu sám), zavázat zaměstnance k čerpání bezpečnostních přestávek, zavázat ho k nepřetržitému odpočinku mezi dvěma směnami, který by měl činit minimálně 12 hodin, 35 hodinovému nepřetržitému odpočinku v týdnu, atd.
Metodika řízení práce prováděné formou home office
Mějte prosím na paměti, že Metodika řízení práce prováděné formou home office není oficiálním právním předpisem, ale opírá se o obecnou úpravu zákoníku práce. Kvůli tomu, že v zákoníku práce chybí podrobnější úpravy home office, může být tato Metodika využita k výkladu konkrétnímu případu či případnému sporu, a proto zaměstnavatelům doporučujeme, aby její obsah úplně neignorovali.
Dle konkrétních situací může dohoda obsahovat také tyto informace:
- definici pravidelného pracoviště pro účely cestovních náhrad
- způsob komunikace mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, případně dalšími zaměstnanci
- způsob zadávání úkolů, předávání úkolů a kontrola jejich plnění
- pravidla ohledně přístupu zaměstnavatele na domácí pracoviště zaměstnance
Ochrana osobních údajů a dat
Tato problematika je natolik obsáhlá, že se většina firem neobejde bez svazku vnitřních předpisů. Vnitřní předpis je určený téměř všem zaměstnancům a měl by být co nejvíce obecný. Tento předpis upravuje nakládání s osobními údaji, ale i oblast důvěrných dat a obchodního tajemství.
Co by měl vnitřní předpis obsahovat?
Vnitřní předpis by měl obsahovat především:
- vymezení účelu předpisu a definici základních pojmů
- klasifikace dat(nejen osobních údajů)
- obecnou povinnost mlčenlivosti a povinnosti předcházet hrozbě jejich ztráty
- úpravu přístupových práv, pravidel pro tvorbu přístupových hesel a povinnost užívat vícefaktorové ověření
- pravidla pro zabezpečení mobilních zařízení, např. povinnost užívat Touch ID/Face ID
- pravidla Clear Desk Policy
- pravidla pro užívání e-mailové komunikace
- povinnost neinstalovatsoftwarové aplikace bez výslovného souhlasu zaměstnavatele
- pravidla pro případ, že zaměstnanci mohou používat vlastní zařízení (tzv. BYOD)
- jasně specifikovaný zákaz užívat pro přístup k internetu nezabezpečené sítě (může se jednat např. o veřejnou WiFi)
- poučení o metodách sociálního inženýrství (školení)
- základní povinnosti v případě bezpečnostního incidentu, tedy porušení zabezpečení osobních údajů nebo dat – samostatný vnitřní předpis by měl upravit pravidla pro kategorizaci bezpečnostních incidentů a jejich případné ohlašování dozorovému úřadu (ÚOOÚ) ve smyslu čl. 33 Nařízení
- poučení o následcích porušení povinností upravených vnitřním předpisem ze strany zaměstnance, jak pracovněprávních, tak trestněprávních
- poučení o vzniku možných škod na straně třetích osob a hmotné škodě v podobě správních pokut v důsledku porušení povinností ze strany zaměstnance
Vnitřní předpis by měl také obsahovat kategorizaci dat, rizik a úpravu navazujících technických a organizačních opatření přijatých na ochranu osobních údajů a dat zaměstnanců.
Jestliže má zaměstnavatel ve firmě vnitřní předpisy, které upravují nakládání s daty a osobními údaji, tak musí zaměstnavatel v dohodě se zaměstnancem pokrýt pouze specifika práce v režimu home office.
Zaměstnavatel má nad nakládáním s daty v režimu home office omezenou kontrolu. I přesto, že zaměstnavatel nezajišťuje fyzickou bezpečnost pracoviště, má stále odpovědnost za případné bezpečnostní incidenty. Z tohoto důvodu má zaměstnavatel povinnost zaměstnance poučit o možných rizicích a po vyhodnocení těchto rizik jim předložit konkrétní povinnosti, tzv. závazné pokyny zaměstnavatele.
Vhodný je právě vnitřní předpis, na který se může zaměstnavatel v dohodě odkázat. Ten by měl mj. upravovat tyto náležitosti:
Fyzická bezpečnost pracoviště zaměstnance
Zaměstnanec nesmí umožnit přístup k zařízením (firemní notebook, mobil, atd.) a dokumentům nepovolaným osobám a musí přiměřeně zabezpečit své prostory.
Síťová bezpečnost
Nejlepší je používat šifrované VPN připojení, případně používat bezpečné heslo routeru zaměstnance. Zaměstnanec má právo požádat zaměstnavatele o pomoc při nastavení routeru.
Převoz písemné dokumentace, mobilních zařízení a datových nosičů
Zaměstnanec je povinen přenášet tyto dokumenty pouze v uzavřených složkách nebo zavazadlech,
a v žádném případě je nesmí nechat bez dozoru a vystavit se tak riziku jejich ztráty nebo odcizení.
Užívání datových nosičů (např. flash disk)
Buď je možné výslovně zakázat užívání těchto nosičů, anebo stanovit povinnost užívat pouze datové nosiče zaměstnavatele, které by správně měly být šifrovány a zaheslovány. Určitě není vhodné, aby zaměstnanec používal vlastní datové nosiče, o kterých zaměstnavatel nemá žádný přehled.
Kontrola zaměstnance
Zaměstnavatel má právo svého zaměstnance kontrolovat i v režimu home office. Tuto kontrolu může zaměstnavatel provádět softwarovými prostředky a logováním činnosti zaměstnance, ale o tom musí zaměstnance předem informovat. Je možné se také domluvit na tom, že bude mít zaměstnavatel právo zkontrolovat zaměstnance v jeho bydlišti. Tato kontrola by však měla být přiměřená (např. jednou za 3 měsíce – a to pouze po předchozím ohlášení, v pracovních dnech, a v době, kdy zaměstnanec nečerpá dovolenou). Cílem kontroly je ověření podmínek pro výkon práce z hlediska BOZP a také podmínek, které se vztahují k zabezpečení dat a osobních údajů.
Bezpečnostní incident
V případě vzniku bezpečnostního incidentu má zaměstnanec povinnost toto zjištění neprodleně oznámit zaměstnavateli, aby mohl včas učinit vhodná opatření.
Užívání cloudového prostoru zaměstnavatele
Také je možné sjednat povinnost zaměstnance, aby s dokumenty pracoval pouze na cloudovém úložišti, kam by je měl i ukládat.
Videokonference
I v případě videokonference lze stanovit určitá pravidla, například u nahrávání videohovorů -informovat všechny zúčastněné, že bude konference nahrávána, objasnit důvody, atd.
Pokud by zaměstnavatel nebyl schopný dokázat, že na základě analýzy rizik přijal dostatečná technická a organizační opatření, mohla by ho čekat vysoká správní pokuta od dozorového úřadu. Jednalo by se totiž o závažné porušení nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 o ochraně osobních údajů. Pokud tedy zaměstnanci zpracovávají osobní údaje v režimu home office, je zapotřebí přijmout technická a organizační opatření přímo z tohoto nařízení.